📣 CRM Agéntico

Esta es la página principal del CRM Agéntico — el sistema de ChatBook que envía mensajes automáticos por WhatsApp (y por correo, en el caso de reservas) según el estado de un lead o de una reserva, sin que nadie del equipo tenga que escribir manualmente. Aplica tanto a Leads como a Reservas — si llegaste aquí desde alguna de esas páginas, esta es la referencia completa.

¿Qué es el CRM Agéntico?

Una Campaña es una regla: "cuando un lead o una reserva cumple esta condición, envíale esta secuencia de plantillas de WhatsApp". El sistema revisa la condición solo, sin intervención manual, y dispara los mensajes en el momento correcto.

Hay dos familias de campañas dentro del CRM Agéntico:

• Campañas de Leads: acompañan a un prospecto según su estado (Nuevo, Seguimiento, Perdido).
• Campaña de Reservas: acompaña a un huésped que ya reservó, en distintos momentos de su viaje (antes de llegar, durante la estadía, después de irse).

Requisito de plan

:::info Es un módulo adicional El CRM Agéntico es un plugin adicional de ChatBook — no viene incluido por defecto en ningún plan, se activa aparte. Para poder activarlo, tu hotel debe tener al menos el plan Matrix (ver Planes y Límites). :::

Plan mínimo: Matrix.

Si tu hotel no tiene el plan necesario, o no tiene el plugin activado, en vez del Gestor de Campañas/Plantillas verás un aviso explicativo con:

• Dos tarjetas: "Gestión de Plantillas" (crear plantillas sin código, con vista previa) y "Gestión de Campañas".
• Un diagrama simple por tipo de campaña: Nuevo prospecto → Automático → WhatsApp y Reserva confirmada → Automático → WhatsApp + Correo.
• La insignia del plan que la desbloquea.
• Un aviso de que el envío usa la plataforma de WhatsApp Business de Meta y que su uso genera cargos aparte de tu suscripción.
• Un botón «Ver planes».

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Si ves este aviso y crees que tu hotel ya debería tener acceso, confírmalo en Hoteles → [tu hotel] → Facturación.

Cómo llegar

1. Ve a Conexiones → WhatsApp Business (ver Conexiones e Integraciones)
2. En la tarjeta de conexión encontrarás dos botones: «Gestionar Plantillas» y «Gestionar Campañas»

Gestor de Plantillas

Aquí creas y editas las plantillas de WhatsApp que se usan tanto en el envío manual desde el chat como en las campañas automáticas.

Crear o editar una plantilla

1. Haz clic en «Nueva Plantilla» (o en el ícono de editar sobre una ya existente)
2. Completa Encabezado, Cuerpo y Pie — puedes insertar variables (ej. nombre del huésped, fecha de check-in)
3. Agrega botones si los necesitas: respuesta rápida, llamada o enlace
4. Revisa el contador de caracteres en vivo (encabezado 60 / cuerpo 1024 / pie 60) — el sistema bloquea el envío si te pasas del límite
5. Verifica el resultado en la vista previa en vivo, una burbuja idéntica a como la verá el huésped en WhatsApp
6. Haz clic en «Enviar a aprobación»

info

Al enviar, verás un aviso de que puede tardar unos segundos mientras se envía a Meta — no es que la pantalla se haya congelado.

Variables disponibles

Tipo de variable	Uso
Genérica	Espacios en blanco independientes para llenar a mano en un envío manual uno a uno desde el chat
Variable personalizada	Una sola casilla reusable — su valor se repite en todas las instancias donde aparece, y sí es segura para campañas automáticas

Estados de una plantilla

Estado	Significado
Pendiente	Enviada a Meta, esperando revisión
Aprobada	Lista para usarse en campañas y envíos manuales
Rechazada	Meta la rechazó — revisa el motivo mostrado y corrige el texto
Pausada	Meta detectó baja calidad y la pausó temporalmente

aviso

Solo puedes editar el contenido (encabezado/cuerpo/pie/botones) de una plantilla ya Aprobada, Rechazada o Pausada — no mientras está Pendiente. El nombre, idioma y categoría nunca se pueden cambiar una vez creada.

Botón de "darse de baja" y botones de calificación

• En cualquier plantilla puedes marcar uno de sus botones como el botón de darse de baja — si el huésped lo toca, deja de recibir campañas automáticas de leads.
• En plantillas de la campaña de reservas también puedes marcar «Es el botón de calificación buena» / «Es el botón de calificación mala», para plantillas de encuesta de satisfacción.

Si algo falla al guardar

Cuando Meta rechaza una plantilla o falla una validación, el aviso de error ahora incluye tres partes:

1. Qué pasó (título)
2. Por qué (explicación breve)
3. 💡 Cómo solucionarlo (un consejo puntual y accionable)

Gestor de Campañas

Crear o editar una campaña

1. Haz clic en «Nueva Campaña»
2. Ingresa un nombre
3. Activa el interruptor «Campaña activa» — si está apagado, ningún lead ni reserva entra a esta campaña aunque cumpla sus condiciones
4. Define las condiciones (ver tabla abajo) — un lead o reserva debe cumplir todas las condiciones para entrar
5. En «Mensajes», asigna una plantilla de WhatsApp a cada paso de la secuencia
6. Guarda

Condiciones disponibles

Campo	Qué evalúa
Estado del lead	La condición más común — puede tomar cualquier valor del estado del lead (Nuevo, Seguimiento, Perdido, etc.)
Tipo de solicitud	Según lo que preguntó el huésped en la conversación
Fuente	Por dónde llegó el lead (WhatsApp, web, formulario…)
Lead score	Para dirigir mensajes solo a los leads mejor calificados
Reservados	Condición especial: huésped con reserva confirmada — no se combina con las otras condiciones

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La condición Seguimiento necesita que el lead tenga registradas sus fechas de check-in/check-out — si faltan, la campaña no dispara el mensaje para ese lead. Corrige las fechas desde el detalle del lead (ver Leads).

¿No sabes cómo empezar?

Si tu hotel todavía no tiene ninguna campaña creada, junto al botón "Nueva Campaña" verás «¿No sabes cómo empezar?», con una explicación rápida de qué hace cada tipo de campaña — es la misma explicación de las dos secciones siguientes.

Las 3 campañas de Leads

Nuevo, Seguimiento y Perdido no son estados obligatorios ni un flujo fijo — son solo los 3 nombres de condición que te sugerimos usar como punto de partida para cubrir todo el ciclo de vida de un lead. Puedes crear una campaña con cualquier condición disponible (ver tabla de arriba) y darle el nombre que quieras; esta es simplemente la forma recomendada de organizarlas.

Campaña sugerida	Te sugerimos usarla cuando...	Objetivo
Nuevo	El lead se acaba de capturar	Primer acercamiento, antes de que se enfríe
Seguimiento	El lead no ha respondido aún	Recordatorio — requiere fechas de check-in/check-out registradas
Perdido	La oportunidad se marcó como perdida	Último intento de reenganche

La campaña de Reservas

Acompaña a un huésped durante todo su viaje, en 4 fases (hasta 5 plantillas cada una):

1. Antes del check-in — ej. "Cómo llegar"
2. Durante la estadía
3. Después de la estadía
4. Cancelada / fidelización

:::info Envío por dos canales, a propósito Cada plantilla de esta campaña se envía por WhatsApp y correo a la vez, de forma intencional — la prioridad es que el aviso llegue por al menos uno de los dos canales, no evitar el duplicado. Solo se envía a huéspedes con un teléfono (con indicativo de país válido) y/o correo real; los datos inválidos o incompletos se descartan automáticamente para ese canal. :::

Cómo se ve reflejado en Leads

Además del seguimiento manual, el CRM Agéntico agrega estos badges, íconos y acciones en la lista y el detalle de un lead (ver Leads):

Badge / ícono	Cuándo aparece	Qué significa
Urgente	Puntuación alta, perfil de huésped de alto valor, o sentimiento detectado como enojado/frustrado/urgente	Señal para priorizar ese lead — no cambia nada del flujo automáticamente
🟢 Ícono de campaña (megáfono)	El lead ya está confirmado dentro de una campaña automática	Al hacer clic, abre el historial de mensajes de campaña enviados a ese lead
📅 Calendario con alerta	El lead está en la campaña de Seguimiento pero le faltan fechas de check-in/check-out	Esa campaña no le va a enviar el mensaje hasta que se completen las fechas
📵 Teléfono tachado	El lead tiene teléfono, pero sin indicativo de país válido	Las campañas de leads son solo por WhatsApp — este lead no las va a recibir hasta corregir el número

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Si el hotel no tiene ninguna campaña de leads activa, la columna/indicador de "en campaña" no se muestra en absoluto — no es un error.

Botón "Subir a campaña": dentro del detalle de un lead, sincroniza al lead a la campaña automática que le corresponda según su estado actual, sin necesidad de cambiarlo. Solo aparece si el lead es elegible para alguna campaña y todavía no está confirmado en ella.

Cómo se ve reflejado en Reservas

En la tabla de reservas y en el detalle de cada una, el CRM Agéntico agrega (ver Reservas):

Columna "En campaña" — un punto de color junto al nombre del huésped:

Color	Significado
🟢 Verde	Sincronizado — ambos canales (WhatsApp y correo) van a funcionar
🟡 Amarillo	Sincronizado, pero solo uno de los dos canales va a funcionar (el otro dato del huésped es inválido o falta)
🔴 Rojo	No sincronizado (sin contacto válido, error al sincronizar, o error inesperado)
⚪ Raya	No aplica a esta reserva

Haz clic en el ícono ❓ junto al encabezado de la columna para ver esta misma leyenda dentro de la tabla. Si el huésped tiene un dato inválido, verás además un ícono junto a su nombre: 📵 teléfono tachado (sin indicativo de país válido) o ✉️ sobre con advertencia (correo inválido).

Detalle de la reserva — sección "Mensajes de campaña": el mismo indicador de color (con el motivo si es rojo o amarillo), los mismos avisos de teléfono/correo inválido explicados en texto, y un historial con cada mensaje enviado (fase, paso, plantilla exacta, canal y fecha). Si la reserva está sincronizada pero todavía no se ha enviado nada, verás: "Todavía no se ha enviado ningún mensaje de esta campaña."

Limitaciones a tener en cuenta

• Si el hotel no tiene ninguna campaña activa, no se sincroniza nada — no es un error, es el gate de privacidad del sistema.
• El envío dual de la campaña de Reservas no se puede desactivar por diseño.
• Los mensajes de error enriquecidos ("cómo solucionarlo") no aparecen en el 100% de los casos — si el fallo es de red u otro imprevisto, verás el mensaje simple de siempre.
• El estado de color en Reservas refleja el último intento de sincronización, no se recalcula en tiempo real segundo a segundo.