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🚀 Guía de Onboarding

Pon tu chatbot activo y recibiendo leads en menos de 15 minutos, desde el registro hasta la activación de canales. Esta guía está pensada para el hotelero que entra por primera vez a la plataforma.

Visión general del flujo​

Registro → Creación del Hotel → Entrenamiento del Bot → Activación de Canales → Bot Activo

El proceso completo toma entre 10 y 15 minutos si tienes la URL de tu hotel lista.

Paso 1: Registro de cuenta​

1.1 Accede a la plataforma​

Ve a hotelchatbook.com y haz clic en «Empieza gratis».

1.2 Crea tu cuenta​

  • Ingresa tu correo + contraseña si prefieres cuenta manual

:::warning Importante El registro con email requiere verificación de correo. :::

1.3 Verifica tu propiedad hotelera​

El sistema solicita verificar que eres el propietario o administrador del hotel:

  • Recibirás un OTP por email en la dirección registrada
  • Ingresa el código de 6 dígitos en la pantalla de verificación
  • Validez del OTP: 10 minutos

Paso 2: Creación del hotel​

2.1 Registra tu hotel por ficha de Google​

Una vez dentro del dashboard:

  1. Haz clic en «Agregar hotel» (pantalla de bienvenida o menú lateral)
  2. Busca tu hotel por nombre — el sistema consulta Google Places
  3. Selecciona tu propiedad en los resultados
  4. El sistema autocompleta automáticamente: nombre, dirección, Google Place ID, ubicación en mapa
info

Si tu hotel no aparece en Google Places puedes registrarlo manualmente ingresando nombre, dirección y teléfono. El chatbot funcionará sin algunos metadatos de ubicación.

2.2 Scraping inicial de la página del hotel​

Después de registrar el hotel, el sistema lanza automáticamente:

  • Extracción de información desde la web de tu hotel (si tienes sitio web)
  • Poblado inicial de la base de conocimiento del bot (servicios, habitaciones, políticas, FAQs)
  • Este proceso toma ~2-3 minutos en segundo plano
tip

Cuando termine verás «Base de conocimiento lista» en el dashboard.

Paso 3: Entrenamiento del chatbot (Cerebro del Bot)​

3.1 Qué hace este paso​

El bot de ChatBook aprende sobre tu hotel a través de una conversación guiada. Cuanta más información le des, mejor venderá.

3.2 Cómo entrenarlo​

  1. Ve a «Entrenamiento IA» en el menú lateral izquierdo
  2. El sistema inicia un chat conversacional con preguntas sobre tu hotel:
    • ¿Qué tipos de habitaciones tienes?
    • ¿Qué servicios ofreces? (desayuno, piscina, spa, parqueadero…)
    • ¿Cuáles son tus políticas de cancelación?
    • ¿Cuáles son tus horarios de check-in/check-out?
    • ¿Tienes restricciones de mascotas, niños, eventos?
  3. Responde las preguntas como si le contaras a un nuevo empleado
  4. El sistema convierte tus respuestas en documentos vectoriales (RAG) que el bot usará para responder huéspedes

3.3 Subir imágenes del hotel​

  1. En la sección de Entrenamiento IA, selecciona «Imágenes»
  2. Sube fotos de habitaciones, áreas comunes, restaurante, etc.
  3. Nombra cada imagen con el tipo de espacio (ej: suite-premium-1, piscina-principal)
  4. El bot mostrará estas imágenes cuando los huéspedes las soliciten

:::warning Límite de plan Freemium tiene límite de almacenamiento de imágenes. Matrix y Pro sin límite. :::

3.4 Revisar información faltante​

El sistema detecta automáticamente información que el bot necesita pero no tiene:

  • Ve a «Información Faltante» en el módulo de Entrenamiento IA
  • Verás una lista de preguntas que huéspedes hacen pero el bot no puede responder
  • Completa esa información para mejorar la cobertura del bot

Paso 4: Configuración de canales​

4.1 Canal Web (Chat en tu sitio web)​

Disponible en todos los planes (incluido Freemium):

  1. Ve a «Conexiones» en el menú lateral
  2. Selecciona «Widget Web»
  3. Personaliza la apariencia:
    • Color primario del widget
    • Mensaje de bienvenida
    • Logo del hotel
    • Posición del widget (derecha/izquierda)
  4. Copia el código de embed (snippet JavaScript)
  5. Pégalo en el <head> o antes del </body> de tu sitio web
  6. El chatbot aparecerá en tu web en menos de 1 minuto

4.2 Canal WhatsApp (Plan Matrix o Pro)​

:::note Requiere plan Matrix o Pro En Freemium esta sección está visible pero bloqueada. :::

  1. Ve a «Conexiones» en el menú lateral
  2. Selecciona «WhatsApp Business»
  3. Conecta tu número de WhatsApp Business:
    • Necesitas una cuenta WhatsApp Business API activa
    • O solicita a ChatBook que te asigne un número compartido (disponible en Matrix)
  4. El sistema verifica la conexión con la API de Meta (360dialog)
  5. Una vez conectado, el bot responde automáticamente en tu WhatsApp
tip

ChatBook es proveedor tecnológico verificado por Meta (validado en abril de 2026).

Paso 5: Verificación final — Tu bot está activo​

Antes de compartir tu chatbot con el mundo, verifica:

CheckCómo validarlo
✅ Bot responde preguntas básicasAbre el chat de prueba en el dashboard y escribe «¿Tienen disponibilidad?»
✅ Bot muestra información correcta del hotelPregunta horarios, precios aproximados, ubicación
✅ Bot captura leadsPregunta por disponibilidad sin dar fechas exactas — debe pedir tu email/WhatsApp
✅ Widget visible en tu webVisita tu sitio web e inspecciona que aparece el botón de chat
✅ WhatsApp respondeEnvía un mensaje de prueba al número conectado (solo Matrix/Pro)

Limitaciones conocidas (Freemium)​

LimitaciónDescripción
30 conversaciones/mesAl alcanzar el límite, el bot envía autorespuesta de «servicio no disponible»
Sin disponibilidad realEl bot no consulta disponibilidad de habitaciones en tiempo real (requiere integración PMS o plan Matrix)
Sin reserva directaGenera leads pero no confirma reservas automáticamente
Sin canal WhatsAppSolo web chat y widget iframe
Sin comparación con OTAsEl bot no compara precios con Booking.com o Airbnb

Próximos pasos sugeridos post-onboarding​

  1. Registra tus habitaciones → Ve a «Hoteles» → selecciona tu hotel → pestaña Habitaciones. Ver la Guía de Habitaciones, Tarifas y Descuentos.
  2. Configura el PMS (si tienes LobbyPMS, Hossrom, FNS o Erbon) → Ve a «Integración PMS». Ver la Guía de Conexiones.
  3. Invita a tu equipo → Ve a «Administración» y agrega recepcionistas. Ver la Guía de Administración de Usuarios.
  4. Monitorea conversaciones → El módulo «Conversaciones» muestra todos los chats en tiempo real. Ver la Guía de Conversaciones.