🚀 Guía de Onboarding
Pon tu chatbot activo y recibiendo leads en menos de 15 minutos, desde el registro hasta la activación de canales. Esta guía está pensada para el hotelero que entra por primera vez a la plataforma.
Visión general del flujo
Registro → Creación del Hotel → Entrenamiento del Bot → Activación de Canales → Bot Activo
El proceso completo toma entre 10 y 15 minutos si tienes la URL de tu hotel lista.
Paso 1: Registro de cuenta
1.1 Accede a la plataforma
Ve a hotelchatbook.com y haz clic en «Empieza gratis».
1.2 Crea tu cuenta
- Click en registrarse e ingresar los datos solicitados, o simplemente registrate con google
:::warning Importante El registro con email requiere verificación de correo. :::
1.3 Verifica tu usuario
El sistema solicita verificar que eres un usuario legitimo:
- Recibirás un OTP por email en la dirección registrada
- Ingresa el código de 6 dígitos en la pantalla de verificación
- Validez del OTP: 10 minutos
Paso 2: Creación del hotel
2.1 Registra tu hotel por ficha de Google
Una vez dentro del dashboard:
- Haz clic en «Agregar hotel» (pantalla de bienvenida o menú lateral)
- Busca tu hotel por nombre, ciudad e.g hotel boutique, nueva york — el sistema consulta Google Places
- Selecciona tu propiedad en los resultados
- El sistema autocompleta automáticamente: nombre, dirección, Google Place ID, ubicación en mapa
2.2 Confirmación de representación
Antes de traer o usar cualquier información pública de tu hotel (por ejemplo desde su página web o desde Booking.com), el sistema te pedirá confirmar que representas a ese hotel y autorizas el uso de esa información. Este paso es obligatorio — no puedes continuar el registro sin confirmarlo.
2.3 Scraping inicial de la página del hotel en booking.com
en este punto el sistema permitirá:
- Extracción de información desde la web de tu hotel esta (si esta registrada en booking.com)
- si, tengo el enlace», e introduce el enlace desde "https" hasta ".html" ej "https://www.booking.com/hotel/mi-hotel.html"
- Poblado inicial de la base de conocimiento del bot (servicios, habitaciones, políticas, FAQs)
- Al finalizar la búsqueda, eliges qué imágenes de las encontradas quieres importar a tu galería
- Este proceso toma ~2-3 minutos en segundo plano
Si tu hotel no aparece en Google Places puedes registrarlo manualmente ingresando nombre, dirección y teléfono. El chatbot funcionará sin algunos metadatos de ubicación.
2.4 Verificación del hotel
Para confirmar que eres el propietario o representante legítimo del hotel, el sistema pide el correo del hotel (puede sugerirte alguno de los correos ya detectados durante la búsqueda), envía un código de verificación (OTP) a ese correo, y una vez lo ingresas, tu hotel queda validado. Según el momento del flujo, este paso puede aparecer como una pantalla completa o integrado dentro del propio chat de onboarding.
Si ya tienes un hotel creado dentro del plan gratuito, el sistema te indicará si puedes seguir creando hoteles nuevos sin costo o si necesitas pasar a un plan de pago para agregar otro.
Paso 3: Entrenamiento del chatbot (Cerebro del Bot)
3.1 Qué hace este paso
El bot de ChatBook aprende sobre tu hotel a través de una conversación guiada. Cuanta más información le des, mejor venderá.
3.2 Cómo entrenarlo
- Ve a «Entrenamiento IA» en el menú lateral izquierdo
- ubica tu hotel y selecciona "base de conocimientos"
- El sistema inicia un chat conversacional con preguntas sobre tu hotel:
- ¿Qué tipos de habitaciones tienes?
- ¿Qué servicios ofreces? (desayuno, piscina, spa, parqueadero…)
- ¿Cuáles son tus políticas de cancelación?
- ¿Cuáles son tus horarios de check-in/check-out?
- ¿Tienes restricciones de mascotas, niños, eventos?
- Responde las preguntas como si le contaras a un nuevo empleado
- El sistema convierte tus respuestas en documentos vectoriales (RAG) que el bot usará para responder huéspedes
3.3 Subir imágenes del hotel
- En la sección de Entrenamiento IA, selecciona «Imágenes»
- Sube fotos de habitaciones, áreas comunes, restaurante, etc.
- Nombra o describe cada imagen con el tipo de espacio (ej:
suite-premium-1,piscina-principal) — puedes editar este nombre en cualquier momento desde la misma galería - El bot mostrará estas imágenes cuando los huéspedes las soliciten, usando el nombre para elegir la foto correcta
:::warning Límite de plan Freemium tiene límite de almacenamiento de imágenes. Matrix y Pro sin límite. :::
3.4 Revisar información faltante
El sistema detecta automáticamente información que el bot necesita pero no tiene:
- Ve a «Información Faltante» en el módulo de Entrenamiento IA
- Verás una lista de preguntas que huéspedes hacen pero el bot no puede responder
- Completa esa información para mejorar la cobertura del bot
Paso 4: Configuración de canales
4.1 Canal Web (Chat en tu sitio web)
Disponible en todos los planes (incluido Freemium):
- En la seccion de Entrenamiento IA de tu hotel encuentras el icono de compartir.
- Este te da un enlace listo para compartir en tus redes sociales o insertar en tu sitio web. :::note en la ezquina superior izquierda en tu nombre de usuario en la pestaña personalizar puedes modificar la apariencia de este widget:::
4.2 Canal WhatsApp (Plan Matrix o Pro)
:::note requiere un portafolio activo y un numero que no este activo con la API de whatsapp :::
- Ve a «Conexiones» en el menú lateral
- Selecciona «WhatsApp Business»
- Conecta tu número de WhatsApp Business:
- Necesitas una cuenta WhatsApp Business para coexistencia API activa
- El sistema verifica la conexión con la API de Meta
- Una vez conectado, el bot responde automáticamente en tu WhatsApp
ChatBook es proveedor tecnológico verificado por Meta (validado en abril de 2026).
Paso 5: Verificación final — Tu bot está activo
Antes de compartir tu chatbot con el mundo, verifica:
| Check | Cómo validarlo |
|---|---|
| ✅ Bot responde preguntas básicas | Abre el chat de prueba en el dashboard y escribe «¿Tienen disponibilidad?» |
| ✅ Bot muestra información correcta del hotel | Pregunta horarios, precios aproximados, ubicación |
| ✅ Bot captura leads | Pregunta por disponibilidad sin dar fechas exactas — debe pedir tu email/WhatsApp |
| ✅ Widget visible en tu web | Visita tu sitio web e inspecciona que aparece el botón de chat |
| ✅ WhatsApp responde | Envía un mensaje de prueba al número conectado (solo Matrix/Pro) |
Limitaciones conocidas (Freemium)
| Limitación | Descripción |
|---|---|
| 30 conversaciones/mes | Al alcanzar el límite, el bot envía autorespuesta de «servicio no disponible» |
| Sin disponibilidad real | El bot no consulta disponibilidad de habitaciones en tiempo real (requiere integración PMS o plan Matrix) |
| Sin reserva directa | Genera leads pero no confirma reservas automáticamente |
| Sin canal WhatsApp | Solo web chat y widget iframe |
| Sin comparación con OTAs | El bot no compara precios con Booking.com o Airbnb |
Próximos pasos sugeridos post-onboarding
- Registra tus habitaciones → Ve a «Hoteles» → selecciona tu hotel → pestaña Habitaciones. Ver la Guía de Habitaciones, Tarifas y Descuentos.
- Configura el PMS (si tienes LobbyPMS, Hossrom, FNS o Erbon) → Ve a «Integración PMS». Ver la Guía de Conexiones.
- Invita a tu equipo → Ve a «Administración» y agrega recepcionistas. Ver la Guía de Administración de Usuarios.
- Monitorea conversaciones → El módulo «Conversaciones» muestra todos los chats en tiempo real. Ver la Guía de Conversaciones.